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Como garantir independência no tratamento de denúncias na alta gestão?

isenção e independência no tratamento das denúncias

Um canal de denúncias, quando implementado corretamente numa empresa, deve funcionar como um instrumento democrático, que rompe barreiras hierárquicas e oferece um meio de comunicação direta dos seus profissionais com a liderança da companhia.

Porém, surge uma dúvida: como garantir a independência no tratamento de denúncias sobre a alta gestão?

A resposta não é complicada, mas exige cuidados para que funcione na prática.

Implemente fluxos alternativos de tratamento

A partir do momento em que a organização decide pela implementação de um canal de denúncias, ela deve estar preparada para receber, analisar, priorizar e desenvolver processos de apuração sobre todos os relatos recebidos, mesmo que eles envolvam executivos da alta gestão.

Para tanto, faz-se necessário planejar e estabelecer fluxos específicos de tratamento das denúncias, que definam responsáveis, alçadas e os protocolos de atuação necessários para direcionar os casos que envolvam executivos da alta direção da empresa, bem como para direcionar também o tratamento de casos nos quais os próprios colaboradores que atuam ligados ao canal de denúncias sejam foco dos relatos.

Estatísticas recentes comprovam que 50,6% do total de denunciados são líderes e gestores das organizações.

Desta forma, torna-se realmente imprescindível que a estrutura de gestão do canal estabeleça formas e garantias para total isenção e imparcialidade na apuração dos casos que envolvam esta esfera da organização.

Afinal, como garantir a isenção e a independência no tratamento de denúncias sobre a liderança?

Utilize uma empresa terceirizada

Por mais maduros que sejam os profissionais e os fluxos alternativos estabelecidos na empresa para o recebimento e tratamento das denúncias, o vínculo empregatício torna muito difícil o exercício da independência na condução da apuração de relatos sobre a alta gestão.

Neste contexto, torna-se relevante o papel a ser conduzido por um parceiro especializado, que analise o conteúdo das denúncias, identificando aquelas que envolvem a alta gestão, direta ou mesmo indiretamente, e que tenha autonomia e efetiva independência para encaminhar o caso ao fluxo apropriado de apuração na empresa, eliminando conflitos de interesses e assegurando a condução do tratamento das informações recebidas pela empresa. Em alguns casos, o parceiro especializado pode ainda atuar na apuração efetiva do caso em questão, direcionando um parecer técnico e imparcial sobre o caso investigado.

Constitua um comitê de Ética e Compliance

A boa prática indica que um fluxo alternativo de tratamento não seja conduzido por uma única pessoa na organização (evitando-se gargalos e também conflitos de interesses). Para a grande maioria dos casos, portanto, é interessante que seja constituído um fórum colegiado, um Comitê de Ética e Compliance da empresa, que poderá direcionar o tratamento das situações que envolvam a maior parte da liderança e também os casos onde colaboradores ligados ao canal de denúncias estejam conflitados.

Este Comitê, além do papel de deliberação, poderá também exercer papel direcionador sobre a gestão da Ética e Compliance na empresa, acompanhando as ações em andamento e indicadores, definindo prioridades e iniciativas estruturantes na organização.

Para situações que envolvam o C-Level da empresa, ou mesmo membros do próprio Comitê de Ética e Compliance, algumas alternativas podem ser estabelecidas, conforme o contexto de cada organização. Por exemplo: encaminhar a denúncia ao Conselho de Administração; encaminhar a denúncia a fóruns de gestão que estejam no exterior (para empresas multinacionais); encaminhar a denúncia para dois ou mais executivos não envolvidos na denúncia (tratamento caso a caso) e outros.

A regra de ouro é proporcionar um processo de apuração que seja desprovido de conflitos de interesses e de componentes emocionais, que permita apurar denúncias de quaisquer colaboradores da empresa, e que garanta o tratamento técnico e independente das informações denunciadas com agilidade, assertividade e idoneidade, reforçando assim o grau de confiabilidade do Canal para seus colaboradores e demais públicos.

Gostou deste post? Então, que tal saber mais sobre a importância da implantação de um canal de denúncias terceirizado? Se tiver alguma dúvida, escreva um comentário pra gente.

Até a próxima.

8 Comentários

  1. Juliana de Carvalho disse:

    O artigo é simples, porém traz uma reflexão para as empresas que querem adotar ou reestruturar um canal de conduta ética. Penso que o ponto principal é a apurar isento de conflitos de interesses para que as pessoas sintam confiança no canal. É muito comum ouvir de colaboradores que não vão delatar um deslize ético porque estão certos da impunidade. Ter um canal que não funciona, é o mesmo que não tê-lo.

    • icts_admin disse:

      Obrigado pelo comentário, Juliana de Carvalho.
      De fato, a percepção de impunidade é algo que está presente de maneira muito forte em nossa sociedade. Infelizmente, exemplos não faltam em nossa história. No entanto, acredito que seja possível criar-se uma percepção diferente dentro das empresas, balizada em estruturas e fluxos de trabalho que reduzam ou até eliminem a possibilidade de conflitos de interesses na apuração dos relatos feitos no Canal, e assegurem a aplicação consistente do balanço de consequências.
      Continue acompanhando nosso blog.
      Atenciosamente,
      Cassiano

  2. Excelente artigo. Perfeita a abordagem suscinta e esclarecedora de algumas questões relevantes sobre o Canal de Denúncia.

    • icts_admin disse:

      Obrigado pelo comentário, Márcia Pereira.
      Esperamos que nossas publicações possam fomentar a reflexão e o desenvolvimento das estruturas de gestão da Ética e Compliance nas organizações.
      Continue acompanhando nosso blog.
      Atenciosamente,
      Cassiano

  3. Juruna Kactus disse:

    Mais uma excelente explanação acerca deste tema. O Canal tem se consolidado como uma excelente ferramenta de identificação e prevenção de quaisquer tipos de desvios e comportamento inadequado dentro da organização. Tem nos ajudado bastante.

    • icts_admin disse:

      Juruna, muito obrigado por seu comentário.
      A ICTS, como empresa, e eu, como cidadão, acreditamos muito na efetividade dos canais de denúncia.
      Quando implementado adequadamente, ele é realmente um instrumento democrático, que rompe barreiras hierárquicas, sendo capaz de promover reflexões relevantes na gestão da organização e produzir mudanças práticas no ambiente de trabalho.
      Fico muito contente que sua experiência esteja sendo positiva.
      Atenciosamente,
      Cassiano

  4. Eduardo Kono disse:

    E como estimular os colaboradores para que estes sintam-se seguros de denunciar? Quais formas de comunicação ou campanha entende serem eficazes? Funcionários tem o medo de se sentirem alvos de seus superiores, mesmo com comitês e empresas terceirizadas.

    • icts_admin disse:

      Prezado Eduardo, agradeço por seu comentário.

      Na minha experiência, este estímulo para que os colaboradores manifestem irregularidades ao Canal é decorrência de 3 ações que a organização precisa assegurar:

      1- Formalização da estrutura e processo de registro e apuração das denúncias: o Canal não funciona sozinho. Ele está inserido num contexto. É preciso definir adequadamente as estruturas, papéis e responsabilidades na organização, bem como formalizar as políticas e procedimentos de registro e tratamento das denúncias (código de conduta Ética, Comitê de Ética, Apuração de denúncias, Balanço de consequências – para citar alguns tópicos). Além disso, as pessoas só manifestam informações se percebem que há segurança para isso, conhecendo claramente o fluxo que seu relato seguirá, e tendo a possibilidade de manterem-se anônimas, evitando retaliações;

      2- Atuação efetiva da empresa na apuração dos relatos: não adianta colocar tudo no papel de modo exemplar, e não exercer na prática o que foi definido e documentado. Uma apuração tempestiva e objetiva, conduzida em tempo e em forma adequados, e que assegure o sigilo dos envolvidos e uma tomada de decisão consistente sobre as penalidades cabíveis e o direcionamento de ações corretivas e preventivas, será a melhor maneira de demonstrar para os colaboradores que o Canal funciona, estabelecendo de maneira inequívoca a confiança necessária para o sucesso deste instrumento;

      3- Marketing frequente e abrangente e educação da organização: não basta comunicar e treinar, é preciso ter atenção ao conteúdo e ao formato das mensagens difundidas, que devem ser customizadas para cada público-alvo da sua organização. Utilize todos os meios de comunicação disponíveis (intranet, mural, e-mail, reuniões presenciais, etc). Promova encontros com gestores e desses gestores com suas equipes. Informe e capacite continuamente. Aborde o tema sempre de forma objetiva e transparente, destacando os benefícios do Canal tanto no âmbito individual, como no coletivo.

      Espero que estas dicas lhe sejam úteis. Por favor fique à vontade para comentar. Quanto mais falarmos sobre o tema, mais rapidamente poderemos disseminar os efeitos positivos deste instrumento nas organizações e também em nossa sociedade.

      Atenciosamente,
      Cassiano

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